Microsoft Unified Communications: Office Communications Server (OCS)
2007 Integration in bestehende Telefonanlagen Infrastruktur
Fallstudie: Adaptron integriert die Microsoft OCS2007 Lösung in die bestehende Siemens PBX-Infrastruktur bei ANDRITZ in Graz
Zusammen mit der Microsoft Austria und dem auf UC und Sharepoint Lösungen spezialisierte Microsoft Systemhaus S&T in Österreich realisierte die ADAPTRON eine mit der bestehenden Telekommunikations-Welt des Kunden verbundene Unified Communications Lösung bei der Grazer Andritz, dem weltweiten Marktführer für Anlagenbau und Engineering.
Die Aufgabe der ADAPTRON bestand in diesem Microsoft "Lighthouse-Projekt" darin, die übergreifende Kommunikation zwischen dem Unified Communications Server von Microsoft und der Siemens Telefonanlagen Infrastruktur herzustellen und damit zuverläsig beide Welten miteinander zu verbinden. Dies geschah nach gemeinsamer Ist-Analyse beim Grazer Kunden mittels eines Microsoft-zertifizierten IP Media Gateway von Dialogic und der CTI-Software "Estos Call Control Gateway", mit deren Hilfe der OCS2007 Server über sog. "Remote Call Control"-Funktionen auf Leistungsmerkmale und Informationen der TK-Anlage zugreifen kann.
Diese Verknüpfung beider Welten ermöglicht eine erheblich effizienter gestaltete "vereinheitlichte" Kommunikation - intern, wie auch nach außen - und einen "sanften" Einstieg in die Welt der modernen Unified Communication & Collaboration ohne sofortige und komplette Tilgung der bisherigen Telekommunikations-Struktur.
Wie die ANDRITZ-Gruppe von dieser Lösung letztlich profitiert, welche Kostenvorteile geschaffen wurden und wie diese innovative Microsoft Lösung im einzelnen implementiert wurde, erfahren Sie unter folgendem Link:
http://www.microsoft.com/austria/partnernet/referenzen
Zur Referenz:
Die ANDRITZ-Mitarbeiter haben weltweit buchstäblich einen heißen Draht zueinander: Projektarbeit und Teams über global verteilte Standorte erfordern ein hohes Kommunikationsaufkommen, dass dahinterliegende Kosten etwa für Roaming Gebühren oder Reisekosten für Meetings und interne Abstimmungen stetig ansteigen lassen.
Mittels der Unified Communications Lösung seitens Microsoft, dem Office Communications Server 2007 wurde kostengünstig die Welt der bestehenden Kommunikationsmöglichkeiten wie etwa der Telefonie mit den neuen Technologien Instant Messaging, Audio, Web- und Videokonferenzen bis hin zur Integration von Präsenzinformationen (Verfügbarkeitsinformationen) zum Vorteil der Mitarbeiter realisiert.
Das Attraktive daran: die klassischen Telefonsysteme können weiterhin parallel genutzt werden, so dass eine flächendeckende Umstellung budgetschonend schrittweise erfolgen kann. Die Mitarbeiter profitieren von zeitsparender Projektarbeit und Kommunikation durch Instant Messaging, Applikation Sharing sowie Audio- und Video-Conferencing. Telefon- und Reisekosten sollen so um einen hohen Prozentsatz sinken. Und ein Bonus für mobil tätige Mitarbeiter: Alle Kommunikationsmöglichkeiten funktionieren nicht nur innerhalb des Unternehmensnetzwerkes und somit am Arbeitsplatz, sondern auch über eine sichere Verbindung über das Internet auch von jedem Ort der Welt aus! Das ermöglicht der Kommunikation und Zusammenarbeit ein innovatives, kostensparendes und flexibleres Niveau.
Die ANDRITZ-Gruppe ist globaler Marktführer für Anlagenbau und Engineering in den fünf Kernbereichen: Papier/Zellstoff, Wasserkraft, Metall- und Blecherzeugung, Umwelt- und Prozesstechnik, Kläranlagen, Futtermittel. Die Gruppe hat ihren Hauptsitz in Graz und erzielt weltweit mit rund 13.700 Mitarbeitern an 120 Standorten einen Umsatz von 3,7 Mrd. Euro.
AUSGANGSSITUATION
Steigende Reise- und Telefonkosten
Da die Geschäftsbereiche global verteilt sind, ebenso wie die Kunden – bei einer Exportquote von 98 Prozent – besteht innerhalb der ANDRITZ-Gruppe ein ausgeprägter Bedarf an länderübergreifender Kommunikation: Im Anlagenbau ist eine Projektdauer von zwei bis drei Jahren normal, wobei verschiedenste ANDRITZ-Standorte involviert sind. „Die Roaming-Gebühren für unsere Mobiltelefone haben uns weltweit einen sechsstelligen Euro-Betrag pro Jahr gekostet und allein die ANDRITZ AG in Österreich zählte mit 1.200 Mitarbeitern rund 3.500 Dienstreisen“, beschreibt Chief Information Officer Klaus Glatz die Hintergründe. So wurden Kommunikationslösungen für Internettelefonie und Audio- sowie Video-Conferencing evaluiert. Weitere Anforderungen waren Instant Messaging und gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten in Echtzeit. Mit der neuen Lösung sollte Voice over IP über das interne Netzwerk gratis neben der herkömmlichen Telefonanlage wahlweise genutzt werden können, um so die Telefonkosten drastisch zu reduzieren.
LÖSUNG
Die günstige Verbindung: Microsoft Office Communications Server 2007
Evaluiert wurden die marktführenden Unified Communications Lösungen inklusive Microsoft Office Communications Server 2007. Ausschlaggebend für die Wahl der Microsoft-Technologie waren vor allem Kostengründe: Andere Lösungen wären um ein Vielfaches teurer geworden, weil eine parallele Nutzung von VoIP neben klassischer Telefonie nicht oder nur eingeschränkt möglich wären und der Austausch der kompletten Telefonanlage an sämtlichen Standorten notwendig gewesen wäre.
Zudem wies die Microsoft-Lösung bessere Integrationsmöglichkeiten mit Microsoft- Anwendungen wie unter anderem Microsoft Office oder auch Microsoft Sharepoint Server und darüber hinaus anderer Hersteller auf. Die bekannte und benutzerfreundliche Office-Umgebung für den Benutzer sowie die kürzeren Implementierungs- und Schulungszeiten waren weitere wichtige Entscheidungskriterien.
Als Partner für die Realisierung kam S&T zum Zug, die im Bereich Infrastruktur als langjähriger Partner fungiert. Für die Integration der Siemens Telefonsysteme wurde ein deutsches Unternehmen mit dem Schwerpunkt auf Unified Communications und Unified Messaging Know-How, die Adaptron Germany, ausgewählt. Die technische Implementierung am Standort Graz konnte ohne Zusatzentwicklungen out of the box durchgeführt werden. „Um sowohl Festnetz und Mobiltelefonie als auch Voice over IP parallel nutzen zu können, kamen Dialog VoIP Gateways und die Estos Remote Control Lösung – von Microsoft empfohlene Drittprodukte – zum Einsatz“, erklärt Andritz-Projektleiter Bernd Fritz. Diese verbinden die klassische Telefonie mit der VoIP-Welt.
NUTZEN
Weniger Telefon- und Reiskosten
Mit dem Ergebnis zeigt sich ANDRITZ hoch zufrieden: „Mit der neuen Unified Communications Lösung erwarten wir uns langfristig eine Reduktion der Telefon- und Reisekosten. Technisch funktioniert alles reibungslos“, berichtet Klaus Glatz. Im Rahmen der Gesamtlösung wurden bisher einige Tausend Headsets und mehrere Hundert Webcams angeschafft. Dennoch sollten sich die Implementierungskosten sowie der Aufwand des laufenden Betriebs (TCO) laut interner Berechnungen innerhalb eines Jahres amortisiert haben. „Früher hat uns eine internationale Telefonkonferenz etwa zwischen Indien, USA und Österreich schnell einmal 500 Euro gekostet. Heute nutzen wir dieselbe Leistung über die Microsoft Office Communications Plattform zu einem Bruchteil der Kosten“, betont Glatz.
Heißer Draht: gratis telefonieren – auch zu den Familien
Die VoIP Telefonie über das eigene Netzwerk begeistert die Mitarbeiter. Ein zusätzlicher Benefit: auch Auslandsanrufe zu den Familienangehörigen können zum Ortstarif geführt werden, da der Microsoft Communications Server 2007 die Anrufe automatisch auf dem längst möglichen Weg über das Firmennetz routet und dann erst auf das örtliche Telefonnetz umleitet. Ein Baustellenmitarbeiter in China telefoniert so zum Ortstarif mit seiner Familie in Graz. Ein kostengünstiger Beitrag zu einem positiven Betriebsklima.
Wenig Schulungsaufwand, viel Bedienkomfort
Die Lösung wurde allgemein als so benutzerfreundlich empfunden, dass kaum Schulungen notwendig waren. „Wir haben eine Produktbeschreibung an alle Mitarbeiter geschickt sowie insgesamt fünf Roadshows an verschiedenen Standorten durchgeführt – das war alles“, schildert Klaus Glatz den geringen Trainingsaufwand. „Rückmeldungen von Mitarbeitern waren bisher durchwegs positiv“, freut sich der CIO. Der Bedienkomfort überzeugt: Über einen Button in der Taskleiste können Mitarbeiter schnell und einfach wählen, ob sie mittels Headset über den PC oder Laptop telefonieren wollen. Strategie-, Abstimmungs- oder Projektvorbereitungsmeetings werden seither via Audio- oder Videokonferenz gratis über das interne Netzwerk abgewickelt, anstelle zeit- und kostenintensiver Dienstreisen.
Neue Kommunikationskultur, effiziente Teamarbeit
Als komfortabel bezeichnen die ANDRITZ-Mitarbeiter auch die Integration der neuen Kommunikationslösung in andere Anwendungen. Vor allem ein Thema bei Applikation Sharing: Erhält zum Beispiel jemand ein Dokument per E-Mail und öffnet dieses, so ist in der jeweiligen Microsoft-Office-Anwendung per Mausklick ersichtlich, ob der Absender gerade erreichbar ist. Zudem ist die Präsenz-Information über Kollegen auch jederzeit in der Taskleiste abrufbar. Eine kurze Instant Nachricht – integriert in Microsoft Office Outlook – genügt, um Mitarbeiter zu einer gemeinsamen Arbeitssitzung einzuladen. Auf diese Weise lassen sich Dokumente aus Microsoft Office Excel, Powerpoint und Word effizient in Echtzeit gemeinsam ansehen und bearbeiten. Andritz-Projektleiter Bernd Fritz ergänzt: „Auf Knopfdruck kann auch die Webcam für eine spontane Video-Konferenz hinzu geschaltet werden. Um Teams schneller erreichen zu können und die Gruppen-Kommunikation zu vereinfachen, lassen sich in Microsoft Office Communicator 2007 fixe Verteiler-Gruppen definieren.“ Klaus Glatz resümiert: „Insgesamt erlebt ANDRITZ eine neue Kommunikationskultur im gesamten Unternehmensverbund: kostengünstige und effiziente Teamarbeit über Grenzen hinweg.“
Gut für`s Budget: schrittweise Vollumstellung auf VoIP
Das langfristige Ziel der ANDRITZ-Gruppe ist die Umstellung sämtlicher Telefonanlagen weltweit auf VoIP. Klaus Glatz betont: „Durch den Parallelbetrieb von klassischer Telefonie mit VoIP ermöglicht uns Microsoft Communications Server 2007 die schrittweise Umstellung der Telefonanlagen in einem budgetschonenden Tempo.“
(Quelle Microsoft Österreich Partnerne/Referenzen Artikel: Richtig gewählt: ANDRITZ senkt Telefonkosten und steigert Mobilität drastisch mit Unified Communications. Veröffentlichung 8.September.2009
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